Le logiciel de facturation est un programme numérique et informatique, conformes aux normes du TIC et de la politique de la dématérialisation. Elle a comme but de faciliter la gestion commerciale des factures de vente. La facturation en question consiste en la création d’un document commercial et comptable en temps réel et à bref délai tout en mentionnant une note précise et détaillée des produits vendus ou des prestations fournies. C’est devenu la solution numérique idéale pour la bonne gestion, la comptabilité et la finance en entreprise.
Focus sur les avantages d’utilisation d’un logiciel de facturation
Généralement, la facturation est une tâche comptable et financière à effectuer de manière obligatoire au sein d’une entreprise. Celle-ci est libre de choisir la facturation par voie physique ou par voie numérique. Néanmoins, avec la lourdeur et la lenteur de travail effectuées par voie physique, il se trouve que presque la majorité des entreprises actuelles préfèrent la voie numérique, qu’est le recours au logiciel de facturation. L’objectif de sa conception état de simplifier et accélérer dans le plus bref délai possible l’exécution majorité des tâches comptables et financières en entreprise, et ce, dans le cadre de la numérisation. À l’instar, la création des factures, la capitalisation des factures pour ainsi obtenir leurs historiques consultable suivant un ordre chronologique, la transmission des factures, l’intégration de la facture dans la comptabilité, la gestion des devis, le suivi des factures, le suivi du progrès du business accompagné l’usage des tableaux de bord en toute simplicité, le suivi des paiements, des relances, des retards, des impayés, des acomptes…
Ensuite, le logiciel de facturation en ligne ou offline constitue un support informatique conçu suivant les exigences légales de chaque pays et celles du TIC et de la politique de la digitalisation et pour la bonne gestion de la comptabilité et la finance en entreprise. Ce qui implique que le non-respect. Ce qui sous-entend que le non-respect de la réalisation de la procédure de la facturation constitue une infraction pour l’entreprise concernée. De ce fait, ledit logiciel peut rétablir en temps réel et à bref délai sa régularisation, sa traçabilité et les éventuelles erreurs. Puis, celui-ci permet de résoudre les éventuels retards de déclaration fiscale et sociale, les déclarations des chiffres d’affaires les risques de fraude ainsi que les risques d’évasion fiscale. Enfin, celui-ci constitue une économie d’argent (au lieu de payer les frais des impressions et des photocopies des différents documents numériques), une solution de la facturation en ligne ou offline et un moyen de preuve aux yeux de la loi.
Les règles fondamentales dans le cadre de facturation
Vu que la facturation est une tâche professionnelle et une obligation d’ordre légal, ce qui implique de respecter certaines règles de base. L’objectif étant de protéger les 2 parties en cas de litiges et simplifier la comptabilité. À cet effet, le logiciel de facturation permet de tracer la vente à distance, la sollicitation du client en facture, la vente inter-communautaire exemptée de la taxe sur les valeurs ajoutées. Et la facture doit également inclure toutes les mentions obligatoires dans les factures. Tels les noms ou les raisons sociales des 2 parties, l’adresse du vendeur ou prestataire, le numéro de la taxe sur la valeur ajoutée de l’acheteur ou le client, la date de la facture, le numéro de la facture (unique, établi suivant un ordre chronologique), la dénomination de la prestation ou de l’article, la quantité, le prix par unité HT, le taux et le tarif de la taxe sur la valeur ajoutée, les remises convenues par les frais du transport ainsi que la date et les conditions de paie.
Comment utiliser son logiciel de facturation bien pour gagner du temps ?
En théorie, l’utilisateur qui prétend bien maîtriser son logiciel de facturation doit savoir bien le configurer convenablement, créer le compte clientèle, gérer la base des articles, personnaliser les modèles de documents, le connecter avec d’autres Logiciels de comptabilité, le planifier pour tester l’option de sauvegarde automatique. Dans la pratique, l’utilisateur doit bien le configurer, doit remplir les informations nécessaires, (tels les coordonnées des 2 parties, le taux de la taxe sur la valeur ajoutée ou autres), paramétrer les profils des utilisateurs, attribuer leurs droits, établir la sauvegarde. Pour personnaliser les modèles de clients, il lui appartient de personnaliser la présentation visuelle, le logo, le contenu. Par ailleurs, il doit inclure les mentions légales dans le contenu de la facture. Notamment, les coordonnées exactes des parties, le montant du capital social, date de la facture, la mention de la situation juridique de l’entreprise (location gérance ou en liquidation), le taux de la TVA, le montant de la TVA due, les mentions auto-facturation ou auto-liquidation, le taux des retards de paiement, date de la prestation ou vente, les conditions d’escompte, le coût des indemnités forfaitaires relatifs au frais de recouvrement…
Critères pour bien choisir son logiciel de facturation pour gagner du temps
Face à la pluralité des produits logiciels de facturation disponible et commercialisable sur le marché (en ligne ou physique), mieux vaut toujours définir préalablement ses besoins et/ou attentes dans le cadre la facturation en entreprise. En premier lieu, le client doit vérifier les différentes fonctionnalités étendues comprises et la compatibilité du logiciel de facturation avec votre outil de travail au quotidien. En second lieu, et techniquement, il faut vérifier son ergonomie, sa prise en main, la compatibilité avec l’outil de travail comptable et financier, la facilité de personnalisation. Il s’ensuit également l’implantation du serveur du concepteur, la possibilité de gérer intégralement ou en partie l’organisation comptable, la mobilité du logiciel et la possibilité de réaliser un essai gratuit. Sans oublier la transformation automatique ou manuelle en écriture comptable intégrée dans la comptabilité et le stockage des données sur un emplacement sécurisé. Toutefois, les collègues de travail peuvent toujours organiser des séances d’information et de formation pour bien s’y habituer. En troisième lieu, il faut visiter physiquement ou en ligne les différents types de logiciels commercialisables tout en analysant leurs fiches de produit. En dernier lieu, avant de bien le choisir ou de bien s’y investir, le client doit toujours privilégier les forums en ligne, les avis, les témoignages et/ou suggestions physiques, véhiculés par les proches ou experts pour servir de comparatif de meilleurs qualités des produits, vendeurs et de meilleurs tarifs.