Comment comptabiliser ses notes de frais

Comptables des notes de frais

Les notes de frais représentent des types de dépenses
bien spécifiques ; il s’agit des dépenses réalisées par le salarié pour le
compte de l’entreprise, et qui doivent à ce titre lui être intégralement
remboursées.

En cas de contrôle URSSAF, il appartient au service
comptable de livrer tous les comptes détaillés, et de produire les documents
justificatifs correspondant.

Quelles sont les écritures comptables adaptées aux
différentes notes de frais ? Quels justificatifs peuvent vous être
demandés ?

Voici tous les éléments nécessaires pour vous permettre
de comptabiliser vos notes de frais.

 

Les écritures comptables des notes de frais 

 

Les notes de frais sont définies comme les dépenses
engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise.

On les classe toujours dans les comptes de charges
(comptes de classe 6)

Une certaine rigueur s’impose donc pour la comptabilisation des notes de
frais 
:  On les répartit en quatre catégories.

 

·        
Les frais de transport et de déplacement sont
classés en catégorie 6251. C’est notamment dans cette catégorie que l’on classe
les remboursements des billets de train, de métro ou d’avion, les frais de
taxi, mais aussi le péage, l’essence, le stationnement, les frais kilométriques
… Le saviez-vous ? Une solution comme Expensya permet de rembourser les
frais kilométriques automatiquement ! La seule démarche à effectuer est de
saisir les points de départ et d’arrivée ; Expensya calcule
automatiquement les frais de déplacement grâce à cette information. Le logiciel
gère également les parcs automobiles si nécessaire. Un vrai soulagement pour le
service comptable !

 

·        
Si la mission se prolonge, le salarié sera amené
à dormir à l’hôtel et à prendre ses repas à l’extérieur. Il s’agit alors de frais
de mission, classés sous la catégorie 6256.

 

·        
Si dans le cadre d’une mission, le salarié doit
inviter au restaurant des clients de l’entreprise, le compte débité sera la
catégorie 6257. Attention, la note de frais doit comporter des
informations : nom et fonction de l’invité, nom de son entreprise.

 

·        
En ce qui concerne les cadeaux d’entreprise,
c’est le compte x qui sera débité.

 

Les comptes sont débités en HT dans la classe 6 ; il
faut rajouter la TVA dans le compte 4456.

N’oubliez pas de créditer en retour le compte 421 en TTC
(personnel-rémunérations dues)

 

La dématérialisation des notes de frais, un outil efficace

 

Les notes de frais doivent être impérativement produites
par le salarié au service comptable. Il appartient ensuite au comptable de
conserver les documents pour pouvoir les produire en cas de contrôle fiscal.

Les tickets de caisse, billets de train etc peuvent faire
office de justificatif.

Or, il apparait que bon nombre de documents sont égarés
et ne peuvent pas être remis par les salariés en temps et en heure ; une
véritable problématique lorsqu’on sait que les salariés égarent les
justificatifs dans plus de 60% des cas, rendant impossible le remboursement de
leurs notes de frais.

 

Dans ce cadre, le passage à la dématérialisation des
notes de frais est un élément de simplification qui est loin d’être
négligeable.

Grâce à l’archivage à valeur probante, il est
parfaitement possible d’entrer toutes les informations nécessaires tout en
respectant strictement la législation.

Outre la numérisation de tous les documents comptables, un
outil de gestion de notes de frais comme Expensya s’avère très utile pour
différentes fonctionnalités : ainsi, la saisie automatique des factures
représente un gain de temps et d’énergie radical.